Aus dem Kurs: Zeitmanagement mit Outlook (365/2019)

Richtig mit E-Mails umgehen

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Richtig mit E-Mails umgehen

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Eine der Haupttätigkeiten von vielen Personen, die in Büros arbeiten, ist es, mit E-Mails zu arbeiten, also E-Mails zu beantworten und natürlich auch E-Mails zu schreiben. Daher ist es gerade beim Umgang mit E-Mails ganz wichtig, mit seiner Zeit sinnvoll umzugehen. Bevor ich etwas zum Thema E-Mails sage, möchte ich kurz einmal bewusst machen, dass der Mensch nicht dafür gemacht ist, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Multitasking ist ein absoluter Irrglaube. Egal, ob Männlein oder Weiblein, wir sind alle nicht dafür gemacht, um Dinge gleichzeitig zu bearbeiten. Das Gehirn des Menschen ist darauf angelegt, Dinge seriell, also eine Sache nach der anderen, abzuarbeiten. Wenn wir eine Sache erledigen und dabei durch eine andere Sache gestört werden, so muss sich unser Fokus auf die neue Sache richten. Demzufolge ginge der Fokus bei der vorherigen Sache natürlich verloren. Dieses ständige Hin- und Herschalten zwischen mehreren Tätigkeiten, wobei keine der Tätigkeiten wirklich beendet wird, sorgt dafür, dass wir gestresst sind. Grundsätzlich ist es daher sehr zu empfehlen, eine Sache anzufangen und wenn immer es möglich ist, dann auch zu Ende zu bringen. Ablenkung ist in der Tat immer störend und sorgt dafür, dass wir uns in der Bearbeitung immer wieder und wieder auf die Sache neu einstellen müssen. Das ist im Übrigen nicht bloß meine Alltagserfahrung, sondern wird durch viele wissenschaftliche Studien belegt. Mit diesem Wissen im Hinterkopf kann ich Ihnen daher nur die Empfehlung geben, die Benachrichtigung bei Ihrem E-Mail-Programm, also Outlook, zu deaktivieren. Sie benötigen schlicht und ergreifend keine Benachrichtigung darüber, dass eine neue Nachricht eingegangen ist. Sie werden einfach dadurch abgelenkt. Gewöhnen Sie sich stattdessen an, nur zwei, drei, vier, von mir aus auch, fünf Mal am Tag die E-Mails zu checken. Beispielsweise wenn Sie morgens von 8 bis abends um 17 Uhr im Büro sind, dann können Sie Ihren Posteingang morgens um 8, um 10, um 12, um 15 und um 17 Uhr kurz vor dem Nach-Hause-Gehen überprüfen. In meinen Schulungen werde ich dann ganz häufig angeschaut mit der Aussage: "Das geht nicht!" Ich frage dann immer nach, warum das nicht gehen soll. In der Regel erhalte ich hierauf keine wirklich gute Antwort. Nach dem genannten Schema bedeutet es ja nichts anderes, dass eine E-Mail für maximal zwei Stunden bei Ihnen im Postfach liegt, ohne dass Sie sie gesehen haben. Im statistischen Mittel wird Ihre E-Mail gerade einmal eine Stunde in Ihrem Postfach liegen, bevor Sie sie sehen. Sind Sie wirklich so wichtig, dass eine E-Mail nicht auch mal eine Stunde warten kann? Im Übrigen, auch ich habe Arbeitskollegen, die eine E-Mail schreiben und maximal fünf Minuten später anrufen, um mir mitzuteilen: "Ich habe gerade eine E-Mail geschrieben." In solchen Fällen kann ich Ihnen nur empfehlen, dem anderen sehr deutlich, aber freundlich klarzumachen, dass derartige Anrufe nicht erwünscht sind. Sie selber sollten aber natürlich ebenfalls mit gutem Beispiel vorangehen.

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