How do you facilitate innovation workshops?

Personally I feel that facilitating innovation workshops involves defining objectives, understanding the audience, creating a collaborative environment, selecting appropriate tools, providing structure and guidance, encouraging diverse perspectives, fostering collaboration, managing time and energy, capturing ideas, facilitating reflection, and implementing follow-up actions. By employing these strategies and approaches, you can create engaging and productive innovation workshops that generate valuable ideas, insights, and outcomes.

Defining the goal and scope is pivotal. Clearly articulate the problem or opportunity you aim to address. Engage participants in brainstorming and refining the challenge, ensuring alignment with organizational objectives. Establish the scope boundaries to guide ideation and create a parking lot for ideas that are outside of scope. Foster collaboration and diverse perspectives, laying the foundation for a focused and impactful innovation process. Use visual aids, post it notes, and interactive exercises to ensure a shared understanding, setting the stage for successful ideation.

Workshops são 60% planejamento e desenvolvimento e 30% execução e 10% finalização (report). Se você não tem um objetivo, necessidade ou desafio CLARO, o seu workshop será comprometido e não terá o efeito que deveria ter nas pessoas e na organização. Invista muito tempo no "pré-workshop" é ali que o sucesso do projeto se define!

When planning an innovation workshop, it's essential to start by defining clear and achievable goals along with the scope of the session. Reflect on what you aim to accomplish and establish the boundaries and constraints within which the workshop will operate. By outlining specific objectives, you can effectively tailor the agenda, select appropriate participants, and communicate expectations and desired outcomes to ensure a productive and successful workshop experience.

Es importante que los participantes tengan claridad de cuáles son los objetivos que se persiguen con los talleres de innovación. Siempre lo es pero particularmente en lo que hace a la formación en esta habilidad tan necesaria. La innovación está ligada de muchas maneras con el sistema de creencias. ¿Es lo mismo que la creatividad? ¿Todos podemos innovar? ¿Cómo nos daremos cuenta de que el taller tuvo su resultado? Es importante pensar dónde van a aplicar la innovación los participantes. Los resultados estarán íntimamente ligados con la capacidad de hacer algo con las herramientas. La innovación es una de las habilidades esenciales para mantenernos aprendiendo y agregando valor en el presente y en el siempre cambiante escenario futuro.

𝗖𝗹𝗲𝗮𝗿 𝗢𝗯𝗷𝗲𝗰𝘁𝗶𝘃𝗲𝘀: Establish specific, measurable goals for the workshop, ensuring all participants understand the desired outcomes and focus areas. 𝗦𝗰𝗼𝗽𝗲 𝗣𝗮𝗿𝗮𝗺𝗲𝘁𝗲𝗿𝘀: Define the scope of the workshop, outlining the topics to be covered, the constraints, and any relevant boundaries to keep discussions focused and productive. 𝗧𝗮𝗿𝗴𝗲𝘁 𝗔𝘂𝗱𝗶𝗲𝗻𝗰𝗲: Identify the key participants and stakeholders whose input is essential for the workshop, ensuring a diverse mix of perspectives and expertise.

Introduction to Leadership Innovation: Stress continuous improvement in leadership. Emphasize adapting to change and unlearning outdated practices. - Unlearn to Learn Concept: 1. Define unlearning as discarding obsolete knowledge. 2. Explain how unlearning enables innovative strategies despite psychological challenges. - Prepare Workshop Objectives: 1. Equip leaders to identify and change ineffective habits. 2. Encourage creative thinking and teach new leadership practices. - Key Workshop Activities: 1. Identify limiting beliefs and practices. 2. Share experiences and practice unlearning.

To effectively moderate a BPO workshop, focus on creating engagement, clarity, and collaboration. **1. Set the Stage:** Open with clear objectives and a brief agenda, ensuring everyone understands the purpose and desired outcomes. **2. Encourage Participation:** Create a safe space for open dialogue, inviting diverse opinions. Use targeted questions to involve quieter attendees. **3. Keep on Track:** Politely steer discussions back if they stray, balancing time for each topic without stifling creativity. **4. Recap & Align:** Summarize key takeaways, ensuring everyone agrees on the next steps and feels heard.

Deixe claro para todos os participantes o que se espera deles. Apresentações “clean” são mais atrativas e devem servir como base de seu workshop e nada mais que isso. O papel que o facilitador tem é muito maior que o powerpoint!

Baseado na etapa de planejamento e desenvolvimento é que você irá escolher a melhor metodologia, toolkit e material... Por isso a primeira etapa é tão importante. Se começar errado irá terminar errado, inevitavelmente.

Plataformas on-line facilitam o trabalho, mas encontros presenciais ainda são imbatíveis. Mescle presencial com online por questão de custos, mas não deixe de ter momentos “olho no olho”

Uma dica muito importante para os facilitadores. Você deve ter todos os materiais, documentos, equipamentos e tudo que for utilizar no seu workshop preparado pelo menos 3 dias antes do evento. Isso pq você deverá executar um pré workshop com seu time ou solo para revisar o fluxo do processo, se todos as pontas estão bem alinhadas e não esquecer nenhum momento importante.

𝗣𝗿𝗲-𝗪𝗼𝗿𝗸𝘀𝗵𝗼𝗽 𝗕𝗿𝗶𝗲𝗳𝗶𝗻𝗴: Provide participants with a detailed briefing document outlining the workshop's objectives, agenda, and any pre-work required, ensuring they come prepared and informed. 𝗥𝗲𝗹𝗲𝘃𝗮𝗻𝘁 𝗠𝗮𝘁𝗲𝗿𝗶𝗮𝗹𝘀: Gather and distribute all necessary materials, such as background information, data, case studies, and tools, that will be used during the workshop to facilitate discussions and activities. 𝗦𝗲𝘁 𝗘𝘅𝗽𝗲𝗰𝘁𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻𝘀: Clearly communicate the roles and expectations for participants, including any ground rules for engagement, to foster a collaborative and respectful environment.

Mas saiba que mesmo testando tudo, equipamentos podem falhar… seu preparo pode fazer a diferença nesse momento, pode ser que seja necessário um pouco de improviso para trabalhar sem as ferramentas! Quanto mais você dominar o assunto, menos necessário serão as ferramentas de suporte.

No dia da facilitação, você deve se atentar para algumas coisas, como por ex: roupas leves, tênis MUITO confortável, água, água e mais água. Eu levo sempre remedio para dor de cabeça e sempre verifico se o meu plano de internet mobile esta ativo e com capacidade para suportar algum problema da infraestrutura local. Além disso, time (cronometro), relógio de pulso é sempre útil e muitoooos post-its! Esse é o kit básico para vc realizar um bom dia de evento.

Ninguém aguenta mais workshops genéricos e sem alma, e isso sempre se resume a escolha da pessoa errada para facilitar a dinâmica. Para garantir o sucesso da sua dinâmica, escolha uma pessoa que combine essas características: 1- Tem o respeito do time 2- É extremamente comunicativa e domina o assunto 3- High energy e focada no objetivo Se você tiver essa pessoa, o resto se resolve sozinho.

Não deixe de envolver a todos no seu workshop, faça com que todos participem, perguntando a opinião, a experiência que as pessoas tenham com o tema, quais potenciais zonas de conflito e como poderiam ser resolvidas. Mantenha a energia alta- a participação de todos ajudará com esse propósito.

Não deixe de envolver a todos no seu workshop, faça com que todos participem, perguntando a opinião, a experiência que as pessoas tenham com o tema, quais potenciais zonas de conflito e como poderiam ser resolvidas. Mantenha a energia alta- a participação de todos ajudará com esse propósito.

I’ve seen too many workshops crash before lunch. A team of smart people, a packed agenda and zero outcomes. Why? Because facilitation is underestimated. Companies put 10+ high-paid brains in a room… …and then let the most extroverted manager “run the session.” Result: chaos, groupthink, or polite boredom. I’ve facilitated 100+ innovation workshops, and here’s the truth: no structure = no flow, no push = no progress. A good workshop feels uncomfortable and energizing. Want one that actually moves the needle? Let’s talk.

Observe pelas emoções causadas, pelo engajamento, pelo clima e ambiente da sala e da profundidade das discussões. É sua responsabilidade encorajar aos que estejam mais tímidos ou pouco participativos a entrarem no jogo. Por tanto, fique de olho em absolutamente TUDO hehehe.

𝗦𝘂𝗺𝗺𝗮𝗿𝗶𝘀𝗲 𝗢𝘂𝘁𝗰𝗼𝗺𝗲𝘀: Compile a comprehensive summary of the workshop's discussions, ideas generated, and decisions made, sharing this document with all participants promptly. 𝗔𝗰𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗣𝗹𝗮𝗻: Develop a detailed action plan outlining the next steps, responsibilities, and timelines based on the workshop's outcomes, ensuring clear follow-through on initiatives. 𝗥𝗲𝗴𝘂𝗹𝗮𝗿 𝗖𝗵𝗲𝗰𝗸-𝗜𝗻𝘀: Schedule regular follow-up meetings or check-ins to monitor progress, address any challenges, and keep momentum going, ensuring that the innovative ideas are implemented effectively.

As a facilitator, continuous learning and improvement are crucial. Incorporate these practices to enhance your skills and techniques: Solicit feedback: Seek input from participants and stakeholders regarding their workshop experience and suggested improvements. Self-assessment: Reflect on your own performance, identifying strengths, weaknesses, and areas for growth. Stay informed: Research new methods and tools that can elevate your innovation workshops, adapting your approach as needed. Implement changes: Apply lessons learned to refine and optimize your future workshops, balancing traditional methods with fresh, innovative approaches.

An innovation framework summarizing the end to end flow of adding value based solutions using practical current organization challenges at the beginning of the workshop would help set context and also help participants come prepared with challenges on the ground

A couple of areas not included in the article are: 𝗘𝗻𝗰𝗼𝘂𝗿𝗮𝗴𝗲 𝗢𝗻𝗴𝗼𝗶𝗻𝗴 𝗖𝗼𝗹𝗹𝗮𝗯𝗼𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻: Create channels for ongoing collaboration, such as online forums or regular brainstorming sessions, to keep the innovative spirit alive and continue developing ideas. 𝗖𝗲𝗹𝗲𝗯𝗿𝗮𝘁𝗲 𝗦𝘂𝗰𝗰𝗲𝘀𝘀𝗲𝘀: Recognise and celebrate the successes and milestones achieved as a result of the workshop, reinforcing the value of innovation and motivating participants to stay engaged.